1. Introducción

En cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008, la Ley 2300 de 2023 y demás normas concordantes relacionadas con la protección de datos personales, CENTRABASE S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, con el fin de garantizar los derechos fundamentales de habeas data, privacidad, intimidad, buen nombre y autodeterminación informativa de todas las personas cuyos datos sean objeto de tratamiento.

La presente política aplica para todos los productos, servicios, plataformas tecnológicas, formularios físicos y digitales, soluciones tecnológicas y demás servicios ofrecidos por CENTRABASE S.A.S., incluyendo aquellos relacionados con cumplimiento normativo, validación de información, gestión de riesgos, prevención del fraude y administración de relaciones comerciales.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

3. Definiciones

Para efectos de esta política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato Público: Información no semiprivada, privada o sensible.
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, supresión, actualización o transmisión.

4. Principios Rectores

CENTRABASE S.A.S. aplicará los siguientes principios:

5. Alcance de la Política

La presente política aplica a:

• Clientes
• Usuarios
• Proveedores
• Contrapartes
• Empleados
• Aspirantes
• Aliados estratégicos
• Accionistas
• Visitantes
• Usuarios de plataformas tecnológicas
• Personas cuyos datos sean tratados en el marco de procesos de validación, cumplimiento normativo y gestión de riesgos

6. Datos Objeto de Tratamiento

CENTRABASE podrá recolectar, almacenar y tratar:

6.1 Datos de identificación

• Nombre
• Número de identificación
• Fecha de nacimiento
• Nacionalidad
• Firma
• Estado civil

6.2 Datos de contacto

• Dirección
• Teléfono
• Correo electrónico
• Ciudad y país

6.3 Datos financieros y comerciales

• Información crediticia
• Información tributaria
• Ingresos
• Historial comercial
• Información bancaria

6.4 Datos laborales

• Cargo
• Empresa
• Experiencia laboral
• Referencias

6.5 Datos tecnológicos

• Dirección IP
• Cookies
• Logs
• Geolocalización
• Dispositivo de acceso
• Navegación dentro de plataformas

6.6 Datos asociados a cumplimiento y riesgo

• Información relacionada con procesos de cumplimiento normativo y gestión de riesgos
• Información proveniente de fuentes públicas o privadas autorizadas por la ley
• Información asociada a antecedentes judiciales o administrativos de carácter público
• Información relacionada con prevención del fraude, LA/FT/FPADM y riesgos reputacionales

6.7 Datos sensibles

CENTRABASE solo tratará datos sensibles cuando:

• Exista autorización explícita;
• Sea necesario para obligaciones legales;
• Sea indispensable para la prestación del servicio;
• La ley lo permita.

7. Finalidades del Tratamiento

CENTRABASE podrá tratar datos personales para:

7.1 Prestación de servicios

• Ejecutar contratos
• Gestionar relaciones comerciales
• Administrar plataformas tecnológicas
• Gestionar usuarios y accesos

7.2 Servicios de cumplimiento

• Validaciones SARLAFT
• Procesos de debida diligencia
• Validación y conocimiento de contrapartes
• Monitoreo y seguimiento de alertas
• Monitoreo de riesgo
• Segmentación de riesgos

7.3 Servicios de análisis financiero y crediticio

• Scoring
• Rating
• Validación documental
• Análisis y evaluación de información financiera y comercial
• Evaluación de riesgos asociados a relaciones comerciales o contractuales

7.4 Consultas en fuentes públicas y privadas

• Listas restrictivas
• Información judicial
• Información proveniente de fuentes públicas y privadas autorizadas por la ley
• Información judicial o administrativa de carácter público
• Información necesaria para procesos de validación y cumplimiento normativo
• Fuentes abiertas

7.5 Seguridad de la información

• Prevención de fraude
• Gestión de incidentes
• Trazabilidad
• Monitoreo de accesos
• Auditorías

7.6 Gestión comercial

• Contacto comercial
• Ofertas de servicios
• Campañas informativas
• Encuestas
• Fidelización

7.7 Cumplimiento legal

• Atención de requerimientos judiciales
• Respuesta a autoridades
• Conservación de información
• Prevención del lavado de activos

7.8 Gestión laboral y administrativa

• Selección de personal
• Nómina
• Seguridad social
• Gestión documental

8. Derechos de los Titulares

Los titulares podrán:

9. Deberes de CENTRABASE

CENTRABASE deberá:

• Garantizar el ejercicio del habeas data
• Solicitar autorización previa
• Conservar evidencia de autorización
• Proteger la información
• Actualizar datos
• Rectificar información
• Tramitar consultas y reclamos
• Reportar incidentes de seguridad cuando aplique
• Cumplir instrucciones de la SIC

10. Autorización del Titular

La autorización podrá obtenerse mediante:

• Formularios físicos
• Formularios digitales
• Sitios web
• Plataformas SaaS
• Grabaciones telefónicas
• Correos electrónicos
• Mensajes electrónicos
• Aceptación de términos y condiciones
• Firma manuscrita o electrónica

La autorización podrá contemplar finalidades relacionadas con:

• Tratamiento nacional e internacional
• Consulta en fuentes públicas
• Contacto comercial
• Transferencia y transmisión de información
• Procesos de validación, debida diligencia y gestión del riesgo asociados al cumplimiento normativo

11. Transferencia y Transmisión de Datos

CENTRABASE podrá transferir o transmitir información a:

• Proveedores tecnológicos
• Aliados estratégicos
• Operadores cloud
• Autoridades competentes
• Encargados del tratamiento
• Clientes o terceros vinculados a la prestación de servicios, cuando resulte necesario para la ejecución contractual o el cumplimiento legal

Siempre bajo:

• Acuerdos de confidencialidad;
• Cláusulas contractuales;
• Medidas de seguridad;
• Cumplimiento normativo.

12. Medidas de Seguridad

CENTRABASE implementará:

12.1 Medidas técnicas

• Encriptación
• Firewalls
• Control de accesos
• Monitoreo
• Backups
• Trazabilidad

12.2 Medidas administrativas

• Políticas internas
• Capacitación
• Gestión de incidentes
• Clasificación de información

12.3 Medidas humanas

• Acuerdos de confidencialidad
• Restricción de accesos
• Control de privilegios

13. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

CENTRABASE evitará el tratamiento de datos de menores de edad salvo:

• Autorización del representante legal;
• Cumplimiento legal;
• Protección del interés superior del menor.

14. Cookies y Tecnologías de Rastreo

CENTRABASE podrá utilizar:

• Cookies
• Web beacons
• Logs
• Analítica web
• Herramientas de monitoreo

Para:

• Seguridad;
• Experiencia de usuario;
• Estadísticas;
• Rendimiento de plataformas.

15. Procedimiento para Consultas y Reclamos

15.1 Consultas

El Titular podrá consultar sus datos mediante:

• Correo electrónico
• Canales web
• Solicitud escrita

15.2 Reclamos

El Titular podrá solicitar:

• Corrección
• Actualización
• Supresión
• Revocatoria

16. Vigencia y Conservación

La información será conservada:

• Mientras exista relación contractual;
• Mientras sea necesario para la finalidad;
• Durante los términos legales de conservación;
• Mientras exista obligación legal o contractual.

17. Vigencia de la Política

La presente política rige a partir de su publicación y podrá ser modificada en cualquier momento por CENTRABASE S.A.S.

Autorización para el Tratamiento de Datos Personales